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【お役立ち情報】

英文書類作成マニュアル

2010.10.12

学生が留学を決意し、手続きを進めていく際、学生個人で用意していただく書類に加え、学校側より下記の書類の用意にご協力をお願いされる場合があります。ここでは代表的な必要書類についてご説明致します。

必要な書類

1.卒業証明書、あるいは卒業見込書
2.成績証明書
3.推薦状

(ア)校長先生から
(イ)担任の先生、または英語担当の先生から
注)1、2の各証明書は必ず厳封してください。3の推薦状は厳封の必要はありません。

1.卒業証明書・卒業見込書

学校を学生が卒業した、または卒業予定であることを証明する文書です。卒業証明書は留学申込者がすでに学校を卒業している場合に作成し、卒業見込書は留学申込の時点で在学中の学生のために用意します。
サンプル(別ウィンドウで開きます)

記載するべき項目

  • 発行日(日、月、年、または月、日、年の順番)
  • 学生の氏名
  • 卒業証明の場合は卒業期日、通学していた期間
  • 卒業見込の場合は入学期日と卒業予定日
  • 署名(英語の筆記体、あるいは日本語)
  • 学校印

2.成績証明書

各科目の成績を英語で表記したものです。全学年分の成績が必要とされます。
サンプル(別ウィンドウで開きます)

記載するべき項目

  • 発行日(日、月、年、または月、日、年の順番)
  • 学生の氏名
  • 入学と卒業の期日(在学中は卒業予定日を記載、在学中の場合は現在の学年)
  • 各学年と各科目の成績(5段階評価)
  • 署名(英語の筆記体、あるいは日本語)
  • 学校印

3.推薦状

推薦状とは成績証明書では紹介することができない学生の授業に対する態度、特性、その他プラスと思われる性質を記載し、希望校への入学を薦めるためのものです。あくまで評価ではないので、マイナスの要素を述べる必要はありません。
サンプル(別ウィンドウで開きます)

記載するべき項目

  • 推薦状を作成した日付 (日、月、年、または月、日、年の順番)
  • 推薦状の受取人 任意の時は、「To whom it may concern:」(関係者各位)あるいは「Dear Sir/Madam:」と書いてください。
  • 学生名
  • 学生が海外でも成功すると考えられるポジティブな性質
  • 学生が活躍した場面などの具体例
  • 名前および署名

推薦状の構成

  1. 紹介(手紙を書いている理由)−学生の推薦をするためにという手紙の意図
  2. 学生を推薦する理由−学生の教室での意欲や性格。またはそれを示す具体例
  3. 結論−上記の理由から学生が留学にふさわしいという締めくくり

用語集

推薦状を書く場合に学生の行動や性格を適切に言い表すことができるように以下の単語を参考にしてください。

ヒント:同じ単語を繰り返さず類義語を利用すると完成度の高い推薦状になります。
使用例:He organized student activities, and coordinated his teams to execute various tasks.
She is a helpful person who assists her classmates to complete their assignments.

行動を言い表す単語(動詞)

Accomplish 達成する Manage 管理する
Achieve 到達する Operate 運用する
Complete 完成する Organize 計画する
Conduct 実行する Participate 参加する
Contribute 貢献する Prioritize 優先順位をつける
Coordinate 調整する Produce 生み出す
Create 創造する Propose 提案する
Develop 開発する Provide 与える
Direct 指揮する Represent 代表する
Facilitate 促進する Resolve 解決する
Generate 生み出す Supervise 監督する
Improve 向上する Train トレーニングする
Initiate 主導する Utilize 使いこなす
Lead 導く    

意欲、性格を言い表す単語 (形容詞)

Accomplished 成就した Impressive 強い印象を与える
Approachable 親しみやすい Intelligent 知性のある
Caring 思いやりのある Knowledgeable 知識豊富な
Commendable 立派な Logical 論理的な
Competent 有能な Mature 成熟した
Confident 自信のある Motivated やる気のある
Convincing 説得力のある Outstanding 卓越した
Courageous 勇敢な Positive 前向きの
Courteous 礼儀正しい Practical 実用的な
Creative 創造力のある Productive 生産力のある
Decisive 決断力のある Punctual 時間を守る
Dedicated 献身的な Receptive 受容的な
Dependable 頼りになる Relaxed 寛大な
Deserving 〜に値する Reliable 信頼性のある
Determined 決心している Remarkable 顕著な
Devoted 献身的な Respectful 礼儀正しい
Diligent 勤勉な Responsible 責任感がある
Efficient 効率的な Responsive 反応の良い
Encouraging 勇気づける Sincere 誠実な
Energetic 精力的な Superb 極上の
Enthusiastic 熱心な Tolerant 寛容な

よくある質問Q&A

【全体】

Q.証明書の提出先はどこですか?
A.願書と一緒に志望校と、ビザ取得の為に大使館等に提出することもあります。

Q.証明書はなにか所定の用紙に記入する必要がありますか?
A.所定の用紙というものはありません。各学校でお使いの用紙や書式を使って作成いただければ大丈夫です。

Q.校長先生、あるいは担当となる先生が不在のため書類を作成してもサインすることができません。どうすれば良いでしょうか。
A.提出期限については希望渡航時期によって異なります。もし代理にてサインいただける方がいらっしゃる場合には、「p.p.」というコメントを付けて代理にてサイン下さい。代理で署名をする場合でもタイプする名前は校長先生のものにしてください。
記入例: 山田太郎校長先生の代理として田中次郎さんが署名をする場合

p.p. Jiro Tanaka ←代理のサイン
Taro Yamada ←校長先生の名前(タイプ)

【卒業証明書・卒業見込書について】

Q.校長先生のサインをするため、学校印は無くても大丈夫でしょうか?
A.卒業証明書、在学証明書には校長先生の署名があっても学校印を忘れずに押すようにしてください。

Q.学生がまだ高校3年在籍中のため、卒業証明書を発行することが出来ません。
A.在学中の学生の場合には、在学証明書で構いません。その際、入学時期と卒業予定時期を併せて明記ください。

【成績証明書】

Q.サンプル例に書いてある科目は履修していません。どのように記載すれば良いですか?
A.該当欄に斜線を入れていただくか、該当欄を削除いただいて構いません。また、サンプルにない科目を履修している場合には、その科目も記載下さい。

Q.学期途中のため、成績が出せません。どうしたら良いでしょうか?
A.今年度の成績証明を発行できない場合は、すでに発行されている学期の成績を代用していただいても大丈夫です。

Q.成績証明書は厳封の必要がありますか?
A.はい。成績証明書と卒業証明/卒業見込書は厳封して提出下さい。

【推薦状】

Q.校長先生からの推薦状と担任/英語の先生からの推薦状はなにが違うのでしょうか?
A.校長先生は学生と接する機会が担任/英語の先生に比べ少ないため、学生の特性、態度や希望など抽象的な内容の推薦状になります。担任/英語の先生が作成する推薦状は、特性や態度だけではなく、具体的な例も記載された内容になります。

Q.学生本人を良く知っているのは、部活の顧問の先生が良いと思うのですが、英語が苦手で書けません。どうすれば良いでしょうか?
A.最も有効なのは学生本人をよく知っている先生に書いていただく事ですが、それが難しければ、英語で書いていただける先生にお願いしたいと思います。また、まれにですが、日本語で書かれたものを英語の先生が翻訳し、それに顧問の先生がサインするという方法をとっている学校もあるようです。作成例を参照頂きながら書いていただくと比較的作成しやすいかもしれません。

情報提供:ICC国際交流委員会 お問い合せ:TEL 03-5421-3880 FAX 03-5421-3830 HP www.iccworld.co.jp

[Vol.1 創刊号掲載]

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